Памятка партнера конференций
Подробное описание опций, советы и примеры
Брендирование
Ваш логотип будет размещен:
На сайте конференции
На площадке
В видеоматериалах конференции
Мы разместим ваш логотип на сайте конференции. Все посетители сайта смогут увидеть карточку вашей компании с информацией о вакансиях, докладах в программе и ссылками на полезные ресурсы (YouTube, Habr и др.).
Для партнеров с базовым пакетом (Pro и Ultra) предусмотрена опция брендирования на площадке. Мы размещаем логотипы на плазменной панели: изображения выводятся на одном экране и сменяют друг друга в формате слайд-шоу. Также возможно размещение ролл-апа размером 100×200 см в зоне кофе-брейка, регистрации или в холле.
Если вы приобрели маркетинговый пакет категории Pro или Ultra, после завершения конференции ваш логотип останется в видеоматериалах в нижней полоске и заставке в начале каждого видео. Через полгода после конференции мы выкладываем записи в открытый доступ — такие видео набирают от 5 до 10 тысяч просмотров.
Для партнеров с базовым пакетом (Pro и Ultra) предусмотрена опция брендирования на площадке. Мы размещаем логотипы на плазменной панели: изображения выводятся на одном экране и сменяют друг друга в формате слайд-шоу. Также возможно размещение ролл-апа размером 100×200 см в зоне кофе-брейка, регистрации или в холле.
Если вы приобрели маркетинговый пакет категории Pro или Ultra, после завершения конференции ваш логотип останется в видеоматериалах в нижней полоске и заставке в начале каждого видео. Через полгода после конференции мы выкладываем записи в открытый доступ — такие видео набирают от 5 до 10 тысяч просмотров.
Стенд компании на выставке
Коммуникация
— Для обсуждения вашего участия и обмена информацией создаем чат в Telegram.
— Проводим установочный звонок, где обсуждаем подготовку в целом, а также ваши планы по участию. По необходимости проводим дополнительные синкапы в процессе подготовки к конференции.
— Просим поделиться контактами вашего застройщика, чтобы обсуждать детали монтажа и особенности работы с площадкой напрямую с ним. Перед конференцией мы высылаем застройщику памятку по монтажу, где указаны схемы проезда, тайминги, особенности площадки и контактные данные для связи.
— Самое важное для сотрудников, участвующих в конференции, мы соберем в памятку для стендиста и отправим вам перед конференцией. В памятке будут тайминги регистрации, работы стенда, обедов и другая полезная информация.
— Накануне конференции проводится созвон Welcome To Conference (WTC) для всех партнеров. Это общая встреча, где мы рассказываем об организационных моментах и отвечаем на ваши вопросы.
— Для обсуждения вашего участия и обмена информацией создаем чат в Telegram.
— Проводим установочный звонок, где обсуждаем подготовку в целом, а также ваши планы по участию. По необходимости проводим дополнительные синкапы в процессе подготовки к конференции.
— Просим поделиться контактами вашего застройщика, чтобы обсуждать детали монтажа и особенности работы с площадкой напрямую с ним. Перед конференцией мы высылаем застройщику памятку по монтажу, где указаны схемы проезда, тайминги, особенности площадки и контактные данные для связи.
— Самое важное для сотрудников, участвующих в конференции, мы соберем в памятку для стендиста и отправим вам перед конференцией. В памятке будут тайминги регистрации, работы стенда, обедов и другая полезная информация.
— Накануне конференции проводится созвон Welcome To Conference (WTC) для всех партнеров. Это общая встреча, где мы рассказываем об организационных моментах и отвечаем на ваши вопросы.
Во время конференции
— Ваш менеджер встретит вас на площадке и познакомит с ее основными локациями.
— В течение дня менеджер остается на связи для любых вопросов.
— На площадке работает клининг, и вы можете попросить провести уборку вашего стенда в любой момент. По умолчанию все стенды убирают утром перед началом конференционного дня.
— В первый день конференции проходит вечеринка. Доступ участников к стендам будет закрыт.
— Просим обратить внимание на правила работы на выставке.
— Ваш менеджер встретит вас на площадке и познакомит с ее основными локациями.
— В течение дня менеджер остается на связи для любых вопросов.
— На площадке работает клининг, и вы можете попросить провести уборку вашего стенда в любой момент. По умолчанию все стенды убирают утром перед началом конференционного дня.
— В первый день конференции проходит вечеринка. Доступ участников к стендам будет закрыт.
— Просим обратить внимание на правила работы на выставке.
Выбор места
— Площадь — 8, 15, 24 кв.м. — зависит от выбранного пакета. Вы выбираете место после оплаты партнерского пакета в порядке очереди, которая формируется из дат оплат. Если вы не знакомы с площадкой, рекомендуем заранее посетить ее и изучить нюансы выбранного места. Посещение можно согласовать через вашего менеджера.
— Для вашего комфорта есть партнерский склад. Вы можете оформить доставку раздаточного материала на площадку в день монтажа, предварительно согласовав это с вашим менеджером.
Важные детали при планировании застройки стенда
— Габариты стенда должны соответствовать требованиям организаторов. Если вы планируете что-либо размещать или проводить активности за пределами стенда, обязательно согласуйте это с вашим менеджером.
— На стенде стоит предусмотреть дополнительное освещение. Продумайте, как вы будете его использовать. Но советуем не переусердствовать. Например, светящийся логотип компании, размещенный сразу под верхним дополнительным светом, создает сильный пересвет на фотографии, и логотип становится нечитаемым. Световые приборы не должны слепить окружающих.
— Под стенд необходимо разместить ковролин или другое защитное покрытие для пола. При застройке подиума рекомендуем скруглить углы, чтобы избежать травмирования участников. Также рекомендуем не делать скользкое или глянцевое покрытие пола, так как в течение дня оно теряет свой внешний вид.
— На стенде запрещено использовать звукоусиление. Максимально допустимый уровень громкости — 50 дБ.
— При необходимости мы можем предоставить мебель на стенд столы, стулья и урну для мусора. Детали уточняйте у вашего менеджера.
— Площадь — 8, 15, 24 кв.м. — зависит от выбранного пакета. Вы выбираете место после оплаты партнерского пакета в порядке очереди, которая формируется из дат оплат. Если вы не знакомы с площадкой, рекомендуем заранее посетить ее и изучить нюансы выбранного места. Посещение можно согласовать через вашего менеджера.
— Для вашего комфорта есть партнерский склад. Вы можете оформить доставку раздаточного материала на площадку в день монтажа, предварительно согласовав это с вашим менеджером.
Важные детали при планировании застройки стенда
— Габариты стенда должны соответствовать требованиям организаторов. Если вы планируете что-либо размещать или проводить активности за пределами стенда, обязательно согласуйте это с вашим менеджером.
— На стенде стоит предусмотреть дополнительное освещение. Продумайте, как вы будете его использовать. Но советуем не переусердствовать. Например, светящийся логотип компании, размещенный сразу под верхним дополнительным светом, создает сильный пересвет на фотографии, и логотип становится нечитаемым. Световые приборы не должны слепить окружающих.
— Под стенд необходимо разместить ковролин или другое защитное покрытие для пола. При застройке подиума рекомендуем скруглить углы, чтобы избежать травмирования участников. Также рекомендуем не делать скользкое или глянцевое покрытие пола, так как в течение дня оно теряет свой внешний вид.
— На стенде запрещено использовать звукоусиление. Максимально допустимый уровень громкости — 50 дБ.
— При необходимости мы можем предоставить мебель на стенд столы, стулья и урну для мусора. Детали уточняйте у вашего менеджера.
Активности на стенде
Мы проводим конференции для IT-специалистов уровня Middle+. Для нас важно, чтобы во время развлекательных активностей ваша команда также показала свою экспертность в технических вопросах. Поэтому при проработке активностей просим уделить контенту особое внимание.
На что стоит обратить внимание
Мы проводим конференции для IT-специалистов уровня Middle+. Для нас важно, чтобы во время развлекательных активностей ваша команда также показала свою экспертность в технических вопросах. Поэтому при проработке активностей просим уделить контенту особое внимание.
На что стоит обратить внимание
Интеграция в программу конференции
В рамках конференции у вас будет 25-минутный слот для технического доклада (TechTalk). TechTalk размещается в сетке с основной программой конференции, а также в печатной программе конференции. Спикер может подключиться к эфиру для live-выступления в онлайн-дни (в исключительных случаях TechTalk может быть записан заранее), либо выступить в офлайн-дни конференции.
На площадке конференции для TechTalk предусмотрен отдельный зал с проектором.
Нам важно как можно раньше получить контакт спикера, познакомиться с ним и помочь ему на всех этапах подготовки доклада.
Команда эфира обеспечит переход спикера в дискуссию сразу после выступления.
Если спикер выступает в офлайн-день, то у него будет 15 минут на Q&A-сессию в зале после доклада. Вопросы могут задавать слушатели из зала, а также участники, которые смотрят выступление онлайн (будет идти трансляция). Вопросы задаются слушателями в зале, а также в чате доклада в Telegram. Спикер и эксперт смогут открыть этот чат через QR-код, который будет выведен на экран перед началом выступления.
Если спикер не успеет ответить на все вопросы за 15 минут, то общение с участниками можно продолжить на стенде компании.
Если спикер выступает в офлайн-день, то у него будет 15 минут на Q&A-сессию в зале после доклада. Вопросы могут задавать слушатели из зала, а также участники, которые смотрят выступление онлайн (будет идти трансляция). Вопросы задаются слушателями в зале, а также в чате доклада в Telegram. Спикер и эксперт смогут открыть этот чат через QR-код, который будет выведен на экран перед началом выступления.
Если спикер не успеет ответить на все вопросы за 15 минут, то общение с участниками можно продолжить на стенде компании.
BoF-сессия — это дискуссия с участниками в формате «здесь и сейчас». Информация о таких сессиях размещается в основном расписании конференции. Продолжительность — 60 минут, вести сессию помогает модератор. BoF-сессии не записываются.
Чтобы провести BoF-сессию, нужно выбрать время, предоставить название, описание и информацию о спикерах. Не рекомендуем приглашать на дискуссию более четырех спикеров.
Чтобы провести BoF-сессию, нужно выбрать время, предоставить название, описание и информацию о спикерах. Не рекомендуем приглашать на дискуссию более четырех спикеров.
Приветственное слово
Ваш представитель (один или несколько спикеров) сможет выступить с трехминутной приветственной речью на открытии конференции.
Ваш представитель (один или несколько спикеров) сможет выступить с трехминутной приветственной речью на открытии конференции.
Для выступления на онлайн-открытии можно предоставить заранее записанный ролик, либо спикер может подключиться к эфиру для live-выступления. Примеры смотрите здесь. Обратите внимание на технические требования к записи!
Для выступления на офлайн-открытии, не позднее чем за 2 недели до конференции6 нужно сообщить, кто будет выступать от вашей компании (ФИО, должность, контактные данные).
Анонсы вашего контента и активностей
В эфире конференции ведущий сделает краткий анонс вашего TechTalk, BoF-сессии и активностей на стенде — он расскажет, как в них поучаствовать и какие призы можно выиграть.
Ваши выступления и активности будут анонсированы в соцсетях и email-рассылках до и во время конференции.
Мы самостоятельно готовим тексты анонсов. Для этого нам понадобится заполненный бриф с информацией о ваших докладах, BoF-сессиях, активностях. Такой бриф можно найти в вашей персональной папке на Google-диске.
Анонс ваших активностей попадет в рассылку до конференции, утреннюю рассылку в дни конференции, а также в посты в VK и Telegram.
Примеры постов можно посмотреть по ссылке.
Мы самостоятельно готовим тексты анонсов. Для этого нам понадобится заполненный бриф с информацией о ваших докладах, BoF-сессиях, активностях. Такой бриф можно найти в вашей персональной папке на Google-диске.
Анонс ваших активностей попадет в рассылку до конференции, утреннюю рассылку в дни конференции, а также в посты в VK и Telegram.
Примеры постов можно посмотреть по ссылке.
Представители вашей компании могут сами писать в Telegram-чат конференции, чтобы пригласить участников послушать TechTalk, принять участие в BoF-сессии или активности на стенде перед ее началом, объявить победителей активностей или просто ответить на вопросы участников.
Это должно быть короткое текстовое сообщение (300−400 знаков) без картинок, в которое вы можете добавить внешнюю ссылку. Для этого нужно вступить в чат не позднее, чем за 24 часа до начала конференции.
Это должно быть короткое текстовое сообщение (300−400 знаков) без картинок, в которое вы можете добавить внешнюю ссылку. Для этого нужно вступить в чат не позднее, чем за 24 часа до начала конференции.
Отчет о взаимодействии с участниками
Через 3 недели после конференции мы подготовим для вас индивидуальный отчет со статистикой по результатам мероприятия.
- Общее количество участников конференции
- Профессиональный стаж участников, их возраст, должность и платформа разработки (если применимо)
- Число и глубину просмотров вашего TechTalk, а также число участников BoF-сессии
- Охват постов и рассылок с анонсами вашего контента и активностей